Oto Yedek Parçada Doğru Parçayı Bulmak Kod Düzeninde Başlar

Yedek parçacıda gün şöyle geçer: tezgâha bir tamirci gelir, telefonundaki fotoğrafı gösterir, üstündeki numarayı okur. Numara ekrandaki aramaya yazılır. Sonuç yok. Oysa parça iki metre ötede, ikinci rafta durmaktadır. Çırak arkaya gider, kutuyu bulur, üstündeki başka bir numarayı okur, arama yine sonuç verir ya da vermez. Bu döngü günde otuz kere yaşandığında ortaya çıkan kayıp, eksik stoktan çok daha büyüktür.

Bu yazı, oto yedek parça ve otomotiv malzemesi satan bir işletmede ürün kodlarının nasıl kurulacağını anlatıyor. Konu barkod okutmakla bitmiyor: aynı fren balatasının üretici numarası, yan sanayi muadili, tedarikçinin irsaliyede yazdığı kod ve kutunun üstündeki barkod birbirinden farklıdır. Aşağıda bunların hepsini tek karta bağlayan düzeni, kurulum sırasını ve sahada en çok tekrarlanan hataları bulacaksınız. Anlatılan her adım tezgâh, alış, sayım ve depo ekranlarında birlikte çalışacak şekilde kurgulanmıştır.

Parça depoda var ama tezgâhta bulunamıyor

Yedek parça dükkânı, klasik bir mağazadan iki noktada ayrılır. Birincisi kalem sayısı: küçük bir yedek parçacıda bile beş binin üzerinde kalem olur, orta ölçekli bir depoda bu rakam yirmi bini geçer. İkincisi ise aynı ürünün tek bir adı ve tek bir numarası olmamasıdır. Müşteri üreticinin numarasını söyler, tedarikçi kendi stok kodunu yazar, kutunun üstünde yan sanayi firmasının kodu vardır, siz de yıllar önce kendi elinizle bir kod vermişsinizdir.

Bu dört numara aynı fiziksel parçayı işaret eder ama bilgisayarda dört ayrı satır gibi davranır. Sonuç tanıdıktır: arama boş döner, çırak "bizde yok" der, müşteri karşı dükkâna gider. Ertesi hafta aynı parça yeniden sipariş edilir, aynı raf iki kez dolar, sayımda iki ayrı kartta bakiye görünür ve hiçbiri gerçek adedi göstermez.

Çözüm daha çok kart açmak değil, kartı tekilleştirip arama yollarını çoğaltmaktır. Yani bir parça = bir ürün kartı, o karta bağlı birden çok kod. Bu cümle basit görünür, uygulaması bir düzen işidir ve düzen kurulmazsa program kendi başına bunu yapmaz.

Kayıp nerede birikiyor

• Bulunamayan parça satılamaz; müşteri o gün başka dükkânda alışverişini tamamlar.
• İki kez açılan kart, iki ayrı bakiye üretir; sipariş kararı yanlış rakamla verilir.
• Aynı parçanın iki kartından biri hareketsiz kalır ve ölü stok raporunda yanlış görünür.
• Çırak her sorguda arkaya gidip kutuyu getirdiği için tezgâh yavaşlar, kuyruk büyür.

Bir parçanın kaç kodu vardır

Kod düzenini kurmadan önce hangi numara türleriyle uğraştığınızı ayırmak gerekir. Sahada karşınıza en az beş tane çıkar.

• Üretici numarası (OEM): Aracı üreten firmanın parçaya verdiği asıl numara. Tamircinin ve servisin konuştuğu dil genelde budur. Genelde harf-rakam karışıktır ve ayraç içerir.
• Yan sanayi kodu: Muadil üreten firmanın kendi numarası. Aynı parçanın beş farklı markası varsa beş farklı numara demektir.
• Tedarikçi stok kodu: Toptancının irsaliye ve faturada kullandığı iç kod. Sizinle hiçbir ilgisi yoktur ama alış belgesi bu kodla gelir.
• Kutu barkodu: Ambalajın üstündeki barkod. Aynı parçanın iki farklı ambalajında iki farklı barkod olabilir.
• Sizin ürün kodunuz: Kendi düzeninize göre verdiğiniz, dükkânın içinde konuşulan kod.

Bu beş numaranın hepsini ayrı ayrı kart açarak yönetmeye kalkarsanız, stok bilginiz beşe bölünür. Doğru yaklaşım tersi: bir tanesini sabit çıpa seçmek, kalanları arama yolu olarak o çıpaya bağlamak.

Kendi ürün kodunuz: değişmeyen tek çıpa

Ürün kartındaki ürün kodu, sistemin omurgasıdır. Hareketler, sayım, fiyat listesi, alış ve satış belgeleri bu koda bağlanır. Bu yüzden çıpa olarak üreticinin numarasını değil, kendi kodunuzu seçmek daha sağlamdır: üretici numarası revizyona uğrayabilir, muadil markası değişebilir, ama sizin kodunuz yıllarca aynı kalır.

Kendi kodunuzu kurarken üç kural işe yarar. Kod okunabilir olsun; çırak telefonda söylerken karışmasın. Kod kısa olsun; on iki haneli bir iç kod kimsenin aklında kalmaz. Kod anlam taşısın ama fazla anlam taşımasın; içine araç markası, yıl ve raf bilgisini sıkıştırmaya çalışırsanız ilk değişiklikte kod yalan söylemeye başlar.

Pratikte iyi çalışan kalıp şudur: parça ailesini gösteren kısa bir ön ek, ardından sıra numarası. Fren balatası için FB ile başlayan bir seri, filtre için FL, amortisör için AM gibi. Marka ve araç bilgisini kodun içine değil, ürün adına ve grup alanlarına yazarsınız. Barkodu olan bir parçada kutu barkodunu doğrudan ürün kodu yapmak da geçerli bir yoldur; ancak aynı parçanın ambalajı değişirse ikinci barkodu eşdeğer olarak eklemeniz gerekir.

Ürün kodu bir kez verilip bırakılan bir alan değildir. Yeni kart açarken girdiğiniz kod, sistemde zaten kayıtlıysa uyarı alırsınız; bu uyarıyı geçip ikinci kart açmak, ilerideki bütün karışıklığın kaynağıdır.

Eşdeğer kod listesi nasıl kurulur

Ürün kartında ayrı bir eşdeğer kod sekmesi bulunur. Buraya, o parçayı işaret eden bütün alternatif numaraları tek tek eklersiniz: üretici numarası, yan sanayi kodları, tedarikçinin kodu, eski kataloglardaki numara. Sınır yoktur; on beş muadili olan bir parçaya on beş satır girebilirsiniz.

Bu listenin çalışma biçiminde bilinmesi gereken iki nokta var. Birincisi, eşdeğer kodlar ürün arama ekranlarında devreye girer; yani tezgâhtaki hızlı satışta, alış belgesinde, stok listesinde ve sayım ekranında yazdığınız numara eşdeğer listesinde geçiyorsa kart karşınıza gelir. Ekranın kendisi bu uyarıyı da gösterir, sürpriz yoktur.

İkincisi, aynı eşdeğer kod birden fazla üründe bulunabilir. Bu bilinçli bir tercihtir, çünkü gerçek hayatta bir OEM numarasına karşılık gelen üç ayrı muadil markası olabilir ve üçünü de rafta tutuyor olabilirsiniz. Aramada numara yazdığınızda üçü birden listelenir, hangisini satacağınıza siz karar verirsiniz. Bu davranışı bir eksiklik gibi görmeyin; yedek parçada tek doğru cevap zaten çoğu zaman yoktur.

Eşdeğer kod girerken pratik düzen

• Önce üretici numarasını girin; tamircinin en sık söylediği numara odur.
• Ardından rafta duran muadil markaların kodlarını ekleyin.
• Tedarikçi kodunu da ekleyin; alış belgesini işlerken zaman kazandırır.
• Numarayı kutudan okurken harf-rakam karışıklığına dikkat edin; sıfır ile O, bir ile I sık karışır.
• Yeni bir muadil markası rafa girdiğinde kodunu aynı karta ekleyin, yeni kart açmayın.

OEM yazımı standart değildir

Yedek parçada en can sıkıcı ayrıntı, aynı numaranın herkes tarafından farklı yazılmasıdır. Bir binek araç filtresinin numarası kataloğa 28113-4F000 diye girer, tedarikçi faturasında 281134F000 olur, tamirci telefonda 28113 4F000 der, eski bir listede 28113.4F000 yazar. Dört yazım, tek parça.

Bu yüzden numara araması ayraçlara takılmamalıdır. Motus Bulut'un merkezi ürün kataloğunda OEM araması yapılırken tire, nokta, boşluk, alt çizgi, taksim ve virgül karakterleri yok sayılır; hem sizin yazdığınız numara hem katalogdaki numara aynı şekilde sadeleştirilip karşılaştırılır. Yani hangi biçimde yazarsanız yazın sonuç değişmez.

İkinci önemli davranış şudur: OEM araması size tek bir ürün döndürmez, muadil listesi döndürür. Aynı üretici numarasını birden çok marka paylaştığı için sonuç ekranında markası, adı, görseli ve referans fiyatıyla birlikte bir liste görürsünüz. Listeden birini seçtiğinizde ürün kartı o kayıttan doldurulur. Çok kısa numaralarda arama yapılmaz; beş karakterin altındaki bir metin binlerce alakasız satır getireceği için sistem aramayı başlatmaz. Bu, ekranın donmasını engelleyen bilinçli bir sınırdır.

Kartı sıfırdan yazmamak: merkezi katalogdan doldurma

Yirmi bin kalemlik bir depoyu elle kart açarak kurmak, bir kişinin haftalarını alır. Ürün kartı ekranında barkodu okuttuğunuzda ya da numarayı yazdığınızda, kayıt önce sizin kendi stokunuzda aranır. Orada yoksa Motus Bulut'un merkezi ürün tanıma sistemine bakılır. Kayıt bulunursa ürün adı, satış fiyatı, KDV oranı, birimi ve grup bilgisiyle birlikte, o bilginin kaç işletmeden geldiği de gösterilir. "Bu bilgileri kullan" dediğinizde kart dolar; istemezseniz kendiniz yazarsınız.

Tam eşleşme çıkmazsa devreye OEM muadil araması girer. Yani yedek parçada iki kademeli bir arama vardır: önce doğrudan kod/barkod eşleşmesi, sonra ayraçları yok sayan üretici numarası eşleşmesi. Katalogdan gelen bilgi bir başlangıç noktasıdır; fiyatı ve adı kendi düzeninize göre düzeltmek sizin elinizdedir.

Katalogdan gelen görselin de pratik bir faydası var. Tezgâhta müşteriye "bu parça mı?" diye sormak, yanlış parça satıp ertesi gün iade almaktan hızlıdır. Kaynak sayısı bilgisi ise bir kalite işareti gibi okunur: aynı kaydı çok sayıda işletme kullanıyorsa bilgi büyük ihtimalle oturmuştur.

Kutu, takım ve tekil parça: alt barkod ve çarpan

Yedek parçada satış birimi tek tip değildir. Balata takım halinde satılır ama bazen tek de verilir. Buji kutusu dört adettir, müşteri bir tane ister. Conta seti içinde on parça vardır. Ürün kartındaki alt barkod sekmesi tam olarak bu iş için vardır: aynı ürüne birden çok barkod tanımlar, her barkod için "bu barkod kaç adede karşılık geliyor" değerini girersiniz.

Kutu barkodunu dört adet olarak tanımladığınızda, tezgâhta kutu barkodu okunduğunda stoktan dört adet düşer. Tekil barkod okunduğunda bir adet düşer. Aynı üründe iki farklı ambalaj varsa ikisi de aynı karta bağlanır ve stok bölünmez. Bu düzen kurulmadığında ne olur? Kutu ayrı, tek ayrı kart açılır; kutu bozulup tek satılmaya başlandığında bakiyeler birbirini tutmaz ve sayımda hangi rakamın doğru olduğu tartışılır.

Alt barkod ve eşdeğer kod birbirine karıştırılmamalı. Alt barkod, miktar çarpanı taşıyan ve satışta stok hareketi üreten bir tanımdır. Eşdeğer kod ise yalnızca bulmaya yarar, miktarla ilgisi yoktur. Kutunun barkodunu eşdeğer koda yazarsanız parça bulunur ama adet yanlış düşer; muadil numarasını alt barkod olarak girerseniz gereksiz bir çarpan tanımlamış olursunuz.

Ana grup, alt grup ve özel kod alanları

Kod düzeni bulmayı çözer, gruplama ise raporlamayı ve toplu işlemleri çözer. Ürün kartında ana grup ve alt grup alanları vardır; bunların üstüne dört ayrı özel kod alanı gelir. Yedek parçada bu alanları şöyle kullanmak işe yarar:

• Ana grup: Parça ailesi. Fren, filtre, süspansiyon, elektrik, motor, kaporta gibi.
• Alt grup: Ailenin içindeki tür. Fren altında balata, disk, kaliper, hidrolik.
• Özel Kod 1: Araç markası ya da segment. Binek, hafif ticari, ağır vasıta ayrımı da buraya girebilir.
• Özel Kod 2: Muadil markası. Hangi yan sanayi firmasının ürünü olduğunu buraya yazarsanız marka bazlı satış ve kâr raporu alabilirsiniz.
• Özel Kod 3-4: Tedarikçi, kampanya dönemi ya da kendi iç sınıflandırmanız.

Bu alanların asıl gücü toplu işlemlerde ortaya çıkar. Toplu ürün düzenleme ekranında grup ya da özel koda göre süzüp seçtiğiniz kalemlere yüzde veya tutar bazlı fiyat güncellemesi uygulayabilir, alış fiyatı üzerinden kâr oranı vererek satış fiyatı hesaplatabilirsiniz. Bir muadil markası zam yaptığında tek tek beş yüz kartı açmak yerine, o markanın özel koduyla süzüp tek hamlede güncellersiniz.

Ürün adı yazım düzeni arama hızını belirler

Arama yalnızca kodla yapılmaz. Çırak çoğu zaman parçanın adını yazar ve burada yazım düzeni her şeyi belirler. "Balata ön takım" ile "Ön balata takımı" iki farklı yazımdır ve ikisini karışık kullanan bir depoda arama sonuçları güvenilmez olur.

İşleyen kural şu: adı genelden özele yazın ve dükkânda tek bir kalıp kullanın. Önce parça türü, sonra konum, sonra araç bilgisi. "Balata Ön - Binek Segment A" gibi. Böylece "balata" yazan herkes bütün balataları görür, "balata ön" yazan daralttığı için hızlanır. Ada marka adını da eklerseniz marka arayan müşteriye tek yazımla cevap verirsiniz.

Kısaltmalara dikkat edin. Amortisör kimi kartta "amort", kiminde "amortisör" yazılırsa iki yazımı da bilen tek kişi kalır ve o kişi izne çıktığında tezgâh yavaşlar. Kısaltma kullanacaksanız listeyi bir kâğıda yazıp tezgâhın arkasına asın; yeni gelen eleman aynı kalıbı sürdürsün.

Tedarikçi kendi kodunu yazıyor: alış tarafı

Kod düzeni sadece satış tarafını değil, mal girişini de rahatlatır. Toptancıdan gelen irsaliyede sizin kodunuz yazmaz; onun stok kodu yazar. Alış faturası ekranında ürün ararken de eşdeğer kod listesi devreye girer: tedarikçinin kodunu daha önce ilgili karta eklediyseniz, faturadaki numarayı yazdığınızda doğru kart karşınıza gelir ve satır saniyeler içinde eklenir.

Bu alışkanlık ilk ayda biraz emek ister, sonra kendini öder. Yeni bir tedarikçiyle çalışmaya başladığınızda ilk faturayı işlerken onun kodlarını eşdeğer olarak eklersiniz; ikinci faturadan itibaren giriş hızınız ikiye katlanır. Tedarikçi kodlarının karta eklenmesi ayrıca fiyat karşılaştırmasını da kolaylaştırır: aynı parçayı iki toptancıdan alıyorsanız, ikisinin kodu da aynı kartta durur ve alış fiyatı geçmişi tek yerde birikir.

Mal girişinde ikinci bir dikkat noktası, alış fiyatı değiştiğinde satış fiyatının otomatik değişmemesidir. Zam gelen kalemleri alış belgesinden sonra toplu düzenleme ekranından süzüp kâr oranıyla yeniden hesaplatmak, tek tek kart açmaktan hem hızlı hem daha az hatalıdır.

Çok kalemli depoda sayım

Yirmi bin kalemlik bir depoyu tek seferde saymak gerçekçi değildir. Uygulanabilir yöntem, sayımı gruplara bölmektir: bu hafta fren, gelecek hafta filtre. Sayım ekranında arama yaparken de eşdeğer kod devreye girer; elinizdeki kutunun üstünde hangi numara varsa yazarsınız, doğru kart bulunur. Bu ayrıntı sayım süresini ciddi biçimde kısaltır, çünkü sayım sırasında insan kutunun üstündeki numarayı okur, kendi iç kodunuzu ezberden yazmaz.

Sayımda ikinci mesele, bulunan farkın nereden geldiğini anlamaktır. Yedek parçada fark üç kaynaktan çıkar: iade edilip stoğa geri alınmayan parça, kutu bozulup tek satıldığı hâlde adet düşülmeyen kalem ve iki kez açılmış kart. Üçüncüsü en sinsisidir; sayımda toplam doğru çıkar ama iki kartın ikisi de yanlıştır. Kod düzenini kurmak bu üçüncü kaynağı büyük ölçüde ortadan kaldırır.

Sayım sonrası düzeltmeyi aynı gün yapın. Bir hafta bekleyen sayım kâğıdı, aradaki satış ve alış hareketleri yüzünden geçersizleşir ve düzeltme yeni bir hata üretir.

İkinci depo, şube ve transfer

Yedek parçacıda mal genellikle iki yerdedir: dükkânın önü ve arka depo. Büyüyen işletmelerde buna ikinci şube eklenir. Depo tanımlayıp stoğu ayrı takip edebilir, aradaki hareketi depo transferiyle kayda alabilirsiniz. Transferin faydası şudur: "arkaya gitti" diye kaybolan parça, iki depo arasında iz bırakır ve sayım farkı hangi tarafta oluştu görülür.

Depo ve şube sayısı paketle sınırlıdır; kaç depo ve kaç şube tanımlayabileceğiniz seçtiğiniz pakete bağlıdır ve bir üst sınırı vardır. Kurulum yaparken bu sınırı baştan bilmek, sonradan yapıyı bozmamak açısından önemlidir. Küçük bir dükkânda tek depo çoğu zaman yeterlidir; ikinci depoyu ancak fiziksel olarak ayrı bir yer varsa açın, yoksa yönetmesi zorlaşır.

Tezgâh, tamirci ve toptan aynı fiyata almaz

Yedek parçada üç ayrı müşteri tipi vardır ve üçü aynı fiyatı ödemez: tezgâha gelen son kullanıcı, düzenli çalıştığınız tamirci ve toptan alan başka bir parçacı. Ürün kartında birden fazla satış fiyatı tutulabilir; satış ekranında hangi fiyatın uygulanacağını seçersiniz. Cari kartına iskonto tanımlarsanız bu oran satışta otomatik uygulanır, elle hesap yapılmaz.

Fiyat kademesini kurarken en sık yapılan hata, iskontoyu tezgâhta elle vermektir. Elle verilen iskonto kişiye göre değişir, kayda net biçimde geçmez ve ay sonunda kârın nereye gittiği anlaşılamaz. Kademeyi kart üzerinde tanımlamak, hem tutarlılık hem de ölçüm sağlar.

Cari tarafında ise açık hesap yönetimi devreye girer. Tamirciyle çalışan bir parçacıda tahsilat ritmi satıştan daha kritiktir; risk limiti ve vade takibi bu yüzden vardır. Bu konunun ayrıntısı ayrı bir başlıktır, burada yalnız şunu belirtmek yeterli: kod düzeni ne kadar iyi olursa olsun, tahsilat düzeni kurulmamış bir yedek parçacıda kâr kâğıt üstünde kalır.

Yanlış parça iadesi ve garanti izi

Yedek parçada iade oranı perakendenin çoğu koluna göre yüksektir, çünkü tamirci parçayı söküp takarken uymadığını görebilir. İade alınan parçanın stoğa geri girmesi zorunludur; girmezse hem raf yalan söyler hem de aynı parça yeniden sipariş edilir.

İade işleminde iki noktaya dikkat edin. Birincisi, iadenin cari hesaba yansıması: açık hesapla çalışan tamircinin borcundan düşülmezse ay sonunda mutabakat tutmaz. İkincisi, ambalajı açılmış parçanın nereye konacağı; ikinci el ya da teşhir gibi ayrı bir grup açmak, sayımdaki karışıklığı önler.

Garanti tarafında, seri numarası taşıyan kalemler için ürün kartında ayrı bir seri numarası sekmesi bulunur. Elektronik parçalar ve bazı yüksek bedelli kalemlerde bu iz, garantiye dönen ürünün ne zaman kime satıldığını gösterir. Her parçaya seri numarası tanımlamaya çalışmayın; tezgâhı yavaşlatır ve gerçekten gerekli olan kalemlerde disiplini bozar.

Kapsam dışı: burada olmayan şeyler

Bir yazılımın ne yaptığı kadar ne yapmadığı da bilinmelidir. Aşağıdakiler Motus Bulut kapsamında değildir; başka araçlarla ya da elle yürütülür:

• Araç uyum ağacı yoktur. Marka-model-motor seçerek "bu araca hangi parça uyar" sorgusu yapılmaz. Uyum bilgisini ürün adına ve özel kod alanlarına siz yazarsınız.
• Şasi numarasıyla (VIN) parça sorgulama yoktur. Araç kimliğinden parçaya giden bir yol bulunmaz.
• Hazır teknik katalog entegrasyonu yoktur. Merkezi ürün kataloğu vardır ve OEM üzerinden muadil listesi getirir, ancak bu bir teknik parça kataloğunun yerini tutmaz.
• Raf ve göz adresleme alanı yoktur. "A koridoru, 3. raf, 2. göz" bilgisini tutan ayrı bir alan bulunmaz; bu bilgiyi özel kod alanlarından birinde ya da ürün adında taşımak gerekir.
• Depozitolu parça değişimi yoktur. Eski parçayı geri alıp bedel mahsup eden ayrı bir akış tanımlı değildir; iade ve satış belgeleriyle elle kurgulanır.

Bu listeyi baştan bilmek, kurulumdan sonra hayal kırıklığı yaşamamanızı sağlar. Kod düzeni ve eşdeğer arama tarafı güçlüdür; araç uyum tarafı ise sizin yazdığınız bilgiyle sınırlıdır.

Hangi ekran hangi pakette

Eşdeğer kodlar, alt barkodlar, varyantlar ve seri numaraları sekmeleri giriş paketinde görünmez; üst paketlerde açılır. Yedek parçacı için eşdeğer kod ve alt barkod neredeyse zorunlu olduğundan, paket seçimini bu ihtiyaca göre yapmak gerekir. Demo sürecinde bu sekmelerin ekranda görünüp görünmediğini kontrol edin.

Kurulum sırası: yedi adım

1. Kod kalıbını yazın. Kendi ürün kodunuzun kalıbını bir kâğıda dökün; ön ek listesi ve numara uzunluğu belli olsun.
2. Grup ağacını kurun. Ana grup ve alt grupları önce tanımlayın; kart açmaya başladıktan sonra ağaç değiştirmek zahmetlidir.
3. Özel kod alanlarının anlamını sabitleyin. Hangi alana ne yazılacağını yazıp asın; bu dört alanın anlamı sonradan değişirse rapor bozulur.
4. En çok satan iki yüz kalemle başlayın. Bunların kartını barkod ya da OEM üzerinden katalogdan doldurun, eşdeğer kodlarını girin.
5. Alt barkodları tanımlayın. Kutu ve tekil satılan kalemlerde çarpanı doğru girin, tezgâhta bir kutuyla test edin.
6. Fiyat kademesini kurun. Tezgâh, tamirci ve toptan fiyatlarını tanımlayın, düzenli müşterilerin cari kartına iskontoyu işleyin.
7. Kalanı akış içinde açın. Geri kalan kalemleri tek seferde değil, satıldıkça ve mal girdikçe açın; ilk ayın sonunda deponun büyük kısmı zaten kayda girmiş olur.

Bu sıra, "önce her şeyi girelim sonra kullanmaya başlarız" yaklaşımından çok daha hızlı sonuç verir. Sistemi kullanmaya başlamadan kart girmek, hangi alanın işe yaradığını görmeden karar vermek demektir.

Sekiz yaygın hata

1. Her muadil için ayrı kart açmak. Stok beşe bölünür, hiçbiri gerçek adedi göstermez.
2. Eşdeğer kod yerine ürün adına numara yazmak. Ad alanı şişer, arama yavaşlar, yazım hatası sonucu bulunmaz hâle getirir.
3. Kutu barkodunu çarpansız tanımlamak. Dört adetlik kutu bir adet düşer, sayım her ay tutmaz.
4. Ürün koduna araç yılı ve raf bilgisi sıkıştırmak. İlk değişiklikte kod yalan söyler, kimse güvenmez.
5. Tedarikçi kodlarını hiç eklememek. Her mal girişinde kart aranır, giriş süresi ikiye katlanır.
6. İskontoyu tezgâhta elle vermek. Kâr nereye gitti sorusu ay sonunda cevapsız kalır.
7. İade edilen parçayı stoğa geri almamak. Raf dolu, kayıt boş; aynı parça yeniden sipariş edilir.
8. Sayımı tek seferde bitirmeye çalışmak. Yarım kalan sayım, düzeltilmemiş fark olarak aylarca taşınır.

Sıkça Sorulan Sorular

Aynı parçanın beş muadili varsa beş ayrı kart mı açmalıyım?

Rafta beş ayrı marka fiziksel olarak duruyorsa evet, her marka ayrı karttır; çünkü alış fiyatları ve stok adetleri farklıdır. Ama aynı markanın aynı ürünü için tek kart açar, diğer markaların numaralarını o karta eşdeğer kod olarak eklersiniz. Böylece hangi numara aranırsa aransın rafınızdaki alternatifler listelenir.

OEM numarasını tire ile mi tiresiz mi yazmalıyım?

Fark etmez. Merkezi katalogda OEM araması yapılırken tire, nokta, boşluk, alt çizgi ve benzeri ayraçlar yok sayılır; hem aradığınız metin hem katalogdaki kayıt aynı biçimde sadeleştirilip karşılaştırılır. Yalnız çok kısa metinlerde arama başlatılmaz, en az beş karakter yazmanız gerekir.

Eşdeğer kod ile alt barkod arasındaki fark nedir?

Eşdeğer kod yalnızca aramaya yarar; stok hareketi üretmez ve miktarla ilgisi yoktur. Alt barkod ise satışta okutulduğunda stoktan kaç adet düşeceğini belirleyen bir çarpan taşır. Kutu barkodu alt barkoda, muadil numarası eşdeğer koda yazılır.

Yirmi bin kalemi tek tek girmem mi gerekiyor?

Hayır. Barkodu okuttuğunuzda ya da numarayı yazdığınızda kayıt önce kendi stokunuzda, bulunamazsa merkezi ürün tanıma sisteminde aranır; kart adı, fiyatı, KDV'si, birimi ve grup bilgisiyle dolar. Tam eşleşme yoksa OEM üzerinden muadil listesi getirilir. Kalan kalemleri de mal girdikçe ve sattıkça açmak, tek seferde toplu giriş yapmaktan daha hızlı ilerler.

Araç markası ve modelini seçerek uyan parçaları listeleyebilir miyim?

Hayır, marka-model-motor seçimiyle çalışan bir araç uyum ağacı bulunmuyor. Uyum bilgisini ürün adına ve özel kod alanlarına siz yazarsınız; ardından o alanlar üzerinden süzme ve arama yapabilirsiniz.

Tedarikçim faturada kendi kodunu yazıyor, ne yapmalıyım?

O kodu ilgili ürün kartına eşdeğer kod olarak ekleyin. Alış faturası ekranında ürün ararken eşdeğer kodlar da taranır; faturadaki numarayı yazdığınızda doğru kart gelir ve satır hızla eklenir. İlk faturada eklediğiniz kodlar sonraki bütün girişleri hızlandırır.

Raf adresini nereye yazabilirim?

Ayrı bir raf alanı bulunmuyor. Uygulamada işe yarayan yol, raf bilgisini özel kod alanlarından birine yazmak ve o alanı yalnızca bunun için kullanmaktır. Bu sayede rafa göre süzme yapabilir, sayımı raf raf yürütebilirsiniz.

Bir marka zam yaptığında beş yüz kartı tek tek mi güncelleyeceğim?

Hayır. Muadil markasını özel kod alanlarından birinde tutuyorsanız, toplu ürün düzenleme ekranında o koda göre süzüp seçtiğiniz kalemlere yüzde ya da tutar bazlı güncelleme uygulayabilirsiniz. Alış fiyatı üzerinden kâr oranı vererek satış fiyatı hesaplatmak da aynı ekranda yapılır.

İkinci depoyu ne zaman açmalıyım?

Yalnızca fiziksel olarak ayrı bir yer varsa. Arka oda ile tezgâhı iki depo yapmak, her transferi kayda alma yükü getirir ve pratikte kimse yapmaz. Ayrı adres, ayrı şube ya da uzak bir depo varsa ikinci depo anlamlıdır. Tanımlanabilecek depo ve şube sayısı pakete göre sınırlıdır.

Demoda hangi senaryoyu denemeliyim?

Üç senaryo yeterli fikir verir: bir parçayı üretici numarasıyla arayıp muadil listesinden seçerek kart açmak; aynı karta bir kutu ve bir tekil barkod tanımlayıp ikisini de tezgâhta okutarak stok düşüşünü izlemek; bir tedarikçi kodunu eşdeğer olarak ekleyip alış faturasında o kodla ürünü bulmak. 7 gün ücretsiz demo bunları denemeye yeter.

Motus Bulut Hakkında

Motus Bulut, UHT Bilişim tarafından İzmir'de 2018'den beri geliştirilen bulut tabanlı satış ve stok yönetim platformudur. Bugün 5.000+ aktif İşletme'nin perakende, market, mağaza, depo, oto yedek parça ve hizmet sektörlerinde günlük operasyonlarını tek panelde topluyor. Yedek parça tarafında eşdeğer kod, alt barkod, merkezi ürün tanıma ve OEM muadil araması aynı ürün kartı üzerinde çalışır; tezgâh, alış, sayım ve depo ekranları aynı kayda bakar.